Tout comme les particuliers, les professionnels doivent conserver bon nombre de documents relatifs au fonctionnement de leur entreprise. C’est ce que l’on appelle les archives. Mais chaque document étant différent, la durée de conservation l’est également. Qu’en est-il des factures ?
Combien de temps doit-on garder ses factures et pourquoi ?
Une entreprise peut émettre des factures à destination de ses clients, bien entendu, mais aussi de ses fournisseurs. Ces pièces s’accompagnent généralement de justificatifs qu’il s’agit de garder également car ils sont considérés comme des éléments comptables.
Afin de pouvoir garantir l’exactitude des déclarations fiscales ; pour lesquelles l’entrepreneur ou le service comptabilité tient compte de ces factures ; la législation en la matière indique qu’il faut conserver ces documents pendant une période de 6 ans et ce, pour pouvoir prétendre à un amortissement comptable (immobilisation).
Cela monte à dix ans, dans le cas des factures clients et à destination des fournisseurs. On dit de ces documents qu’ils ont une valeur probatoire ; c’est-à-dire qu’ils peuvent servir de preuve, en cas de litige notamment.
Ne pas conserver ses documents professionnels expose le professionnel à des sanctions, souvent financières, surtout dans le cas d’un contrôle fiscal. Mais comment faire pour être certain de bien garder tous ses documents importants ?
Comment conserver durablement ses factures professionnelles ?
Même si la transition numérique est en marche, il convient de garder une trace écrite de ses documents. Pourtant acheter un bon logiciel comptable permet de stocker durablement tous ses documents importants et de pouvoir les produire au besoin.
Il est évident que même si cet outil peut se révéler pratique dans bien des aspects professionnels, il convient d’adopter une bonne stratégie d’archivage, même numérique, pour ne pas devoir passer en revue toutes les factures digitalisées afin de retrouver celle que l’on cherche. Il existe différentes méthodes à choisir en fonction de sa façon habituelle de travailler.
Un tel logiciel doit permettre de respecter toutes les normes (format PDF ou PDF A/3, signature électronique etc…) afin de répondre aux injonctions de la numérisation. Il ne faut donc pas se contenter de scanner ses factures et de conserver sur une clé USB ou sur l’espace de stockage de son ordinateur.
Une bonne gestion de ses documents est un excellent moyen de gagner en productivité, mais aussi de suivre en temps réel l’état de sa trésorerie. C’est pourquoi ce type de logiciel est très apprécié pour leur polyvalence et le gain de temps qu’ils procurent aux TPE et aux PME, mais aussi aux entreprises de plus grande taille.
Il est important, bien sûr de prendre un logiciel adapté à l’activité, sans fermer la porte à un éventuel développement. L’outil informatique, à priori, s’il est bien choisi, peut évoluer en même temps que la structure. Cela se verra aussi au niveau des documents qui pourront être stockés sans problème de place.
Enfin, un tel outil ; utilisé quotidiennement et peut-être par plusieurs personnes ; doit être facile de prise en main.