Depuis quelques temps déjà, on assiste à une prise de conscience écologique. Les français savent que la planète est en danger et ce, à cause de l’activité humaine. Si les particuliers œuvrent chaque jour, les entreprises savent qu’elles ont, plus que les autres, leur rôle à jouer pour changer ce qui peut l’être.
Elles peuvent viser, dans leur structure, le zéro papier ; c’est-à-dire limiter, puis supprimer l’usage du support papier. Pourtant, les habitudes ont la vie dure et il peut sembler difficile de savoir par où commencer.
Par quoi commencer quand on veut limiter et supprimer le papier dans son entreprise ?
Il est en premier lieu important de faire un état des lieux pour savoir d’où démarre l’entreprise dans cette quête.
Dans quels domaines utilise-t-elle le plus du papier ? Remplacer les documents manuscrits par des pendants digitaux devient une obligation notamment avec la loi sur la transition numérique (Loi de Finances de 2020).
En effet, il est désormais obligatoire pour toutes les entreprises, de passer à la digitalisation des factures. Cela peut être le premier objectif, sachant que les structures ont pris du retard sur cette première injonction.
Chaque salarié, selon une étude utilise jusqu’à 95 kilos de papier par an. Ce chiffre est donc à multiplier par le nombre de salariés de l’entreprise pour se rendre compte à quel point il est urgent d’agir. D’ailleurs combien de ces feuilles, au final ne sont pas utilisées et finissent à la poubelle ?
Autre aspect à considérer : la numérisation des archives papier répond à plusieurs impératifs. Le premier consiste bien entendu en le fait de pouvoir trouver sans difficulté l’information dont on a besoin sur les documents de l’entreprise.
Certains ayant une valeur probatoire, il est urgent parfois de pouvoir les produire en cas de besoin pour un juge, un client mécontent ou encore un agent du fisc.
Les bienfaits de la loi sur la transition numérique et quelle aide ?
Gagner en productivité, tendre vers une meilleure qualité, pour ne pas être laissé de côté dans un monde de plus en plus concurrentiel : les entreprises ont tout à gagner à se digitaliser. Mais comme dit plus haut, certaines pratiques durent depuis des décennies et il peut sembler judicieux de demander de l’aide à des structures spécialisées.
Car l’accompagnement pour devenir une entreprise plus digitale, cela existe. Les entreprises y ont souvent recours, notamment en ce qui concerne leurs archives. Ces dernières sont alors triées, dépoussiérées et classées. Elles font ensuite l’objet d’une digitalisation en respectant les normes et les usages de la loi.
Cette digitalisation n’allant pas de soi, une formation peut être faite auprès des différents salariés pour que cette nouvelle pratique, bientôt, aille de soi.
Le choix du meilleur GED (logiciel de Gestion Electronique des Documents), se fait en fonction de la nature de l’entreprise, de sa taille, mais aussi de ses besoins à venir. Tous les acteurs qui sont amenés à utiliser la signature électronique se familiarisent avec ce nouveau geste, grâce à cet accompagnement.